Compania trebuie sa stabileasca, sa documenteze, sa implementeze, sa mentina si sa analizeze continuu si, daca este necesar, sa imbunatateasca un sistemul de management anti-mita, inclusiv procesele necesare si interactiunile lor, in conformitate cu cerintele acestui document.

Sistemul de management anti-mita trebuie sa contina masuri concepute pentru identificarea si evaluarea riscului de mituire, precum si pentru prevenirea, detectarea si lupta impotriva mituirii.

Verificarea antecedentelor angajatilor si partenerilor de afaceri

Compania depune eforturi rezonabile pentru a minimiza riscurile asociate interactiunii cu orice terte parti, incluzand colaborari si orice alte tipuri de relatii cu persoanele fizice sau entitatile juridice.

In acest scop, Compania a dezvoltat si mentine proceduri de inspectie in relatie cu angajatii, cu partenerii de afaceri (entitati juridice sau persoane fizice) si in relatie cu persoanele cu care Compania intentioneaza sa incheie un contract. Compania desfasoara o verificare periodica a antecedentelor partenerilor de afaceri cu care a incheiat contracte pe termen lung (pe o durata mai mare de un an).

Procedura de verificare a antecedentelor (instrumente folosite: google, termene.ro, lege 5.ro, relatii personale specific cu acces la date, agentii de investigatii) in raport cu partenerii de afaceri si cu angajatii, are urmatoarele scopuri:

- evaluarea necesitatii de a angaja un partener de afaceri, angajatul, scopurile acestei angajari, in comparatie cu tranzactiile similare ale Companiei;

- evaluarea reputatiei generale a angajatului sau a unui partener de afaceri, a proprietarilor si a persoanelor cheie, pentru conformitatea cu legile anticoruptie in vigoare;

- descoperirea oricaror incalcari ale legilor anticoruptie aplicabile si daca acestea au fost comise in trecut;

- posibilitatea de a descoperi daca potentialul angajat sau un partener de afaceri are orice fel de legatura cu un reprezentant guvernamental si cu entitati guvernamentale care ar putea influenta obtinerea de catre partenerul de afaceri sau de catre Companie a unor avantaje comerciale neadecvate;

- evaluarea impactului acestor legaturi asupra legalitatii incheierii contractului cu partenerul de afaceri, din punct de vedere al legilor anticoruptie aplicabile;

- evaluarea caracterului comercial rezonabil si lipsit de orice fel de influenta pentru o tranzactie propusa.

Orice semnal de alarma cu privire la conformitatea cu masurile anticoruptie, aparut pe parcursul unei verificari a antecedentelor, trebuie inaintata managerului de conformitate local inainte de formalizarea sau continuare relatiei de afaceri.

Cerintele  se aplica si in cazul contractorilor in tranzactiile de fuziune, achizitie sau creare a unor societati mixte si asa mai departe. In plus, se efectueaza verificari ale antecedentelor pentru entitatile juridice, pentru detinerea de titluri de proprietate sau a unor drepturi de control (direct sau indirect) pe care Compania le obtine ca rezultat al tranzactiei.