Marcarea informatiilor clasificate are drept scop atentionarea persoanelor care le gestioneaza sau le acceseaza ca sunt in posesia unor informatii in legatura cu care trebuie aplicate masuri specifice de acces si protectie.
Evidentierea operatiunii de multiplicare se face prin marcare atat pe original, cat si pe toate copiile rezultate. Pe documentul original marcarea se aplica in partea dreapta joss au fiecarei pagini.
Toate documentele care contin informatii clasificate sunt marcate cu nivelul de clasificare atribuit de emitent, precum si cu alte marcaje suplimentare, daca este cazul .
Marcajele nivelurilor de clasificare se vor aplica astfel: prin mijloace mecanice, electronice sau olograf.
Marcajul "confidential" sau “uz intern” pe document/ material semnifica faptul ca informatiile continute sunt proprietatea organizatiei si trebuie protejate corespunzator.
Documentelor care contin informatii clasificate "confidential" sau de “uz intern” li se pot aplica marcaje suplimentare de catre emitent care pot indica domeniul la care se refera acestea sau modul de diseminare al lor pe baza principiului "nevoii de a cunoaste", in scopul limitarii numarului persoanelor care il pot accesa
Nivelurile de clasificare se atribuie informatiilor in functie de prejudiciile ce pot fi aduse prin divulgare neautorizata si indica masurile de securitate care trebuie aplicate pentru protectia acestora in conformitate cu cerintele aplicabile organizatiei.
Documentul care contine informatii clasificate emise de organizatie este document intern si se editeaza, se clasifica, se marcheaza si se gestioneaza in conformitate cu reglementarile interne aplicabile care reglementeaza protectia acestor categorii de informatii; un asemenea document se inscriptioneaza cu mentiunea “sc……..…..”, urmata de nivelul de clasificare ex.”Confidential”
Paginile, paragrafele, anexele si alte tipuri de atasamente ale documentelor clasificate pot primi niveluri diferite de clasificare pentru a facilita diseminarea ulterioara a partilor documentului.
Nivelul de clasificare al unui document va fi cel putin acelasi cu al sectiunii cu cel mai ridicat nivel de clasificare.
Organizatia trebuie sa stabileasca responsabilitati speciale pentru evidenta, intocmirea, pastrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea si distrugerea documentelor clasificate in conditii de siguranta.
La redactarea documentelor ce contin informatii clasificate se recomanda respectarea urmatoarele reguli:
a) mentionarea, in antet, a organizatiei emitente, a numarului si datei inregistrarii, a nivelului de clasificare, a numarului de exemplare si, dupa caz, a destinatarului;
b) numerele de inregistrare se inscriu pe toate exemplarele documentului si pe anexele acestora.
c) la inceputul sau la sfarsitul documentului se inscriu in clar, dupa caz, denumirea organizatiei, numele si prenumele emitentului, functia, urmate de semnatura acestuia;
d) inscrierea, pe fiecare pagina a documentului, a nivelului de clasificare atribuit acestuia;
e) pe fiecare pagina a documentelor ce contin informatii clasificate se inscriu numarul curent al paginii, urmat de numarul total al acestora.
In situatia in care documentul de baza este insotit de anexe, la sfarsitul textului se indica, pentru fiecare anexa, numarul de inregistrare, numarul de file al acesteia si nivelul de clasificare.
