Sistemul 5S a fost elaborat de Hiroyuki Hirano, a fost conceput pentru a ajuta la construirea unui mediu de lucru de calitate, atât fizic cât si mental, pentru atingerea unei productii cu zero defecte.

In Japonia practica 5S a fost mai intâi implementata in sectorul de productie si apoi extinsa si in alte sectoare (servicii, industrie). Metoda a fost folosita prima data de catre Toyota Motor Corporation.

Cele cinci etape ale sistemului 5S:

1S – sorteaza (seiri) -  se concentreaza pe identificarea articolelor inutile de la locul de munca, articole care nu sunt necesare pentru opertiunile de zi cu zi si eliminarea lor. Articolele utile, dar care sunt folosite rar pot fi mutate intr-o zona de depozitare. Este surprinzator cât de mult spatiu poate fi eliberat inca de la primul proces (1S), lucru care poate duce la o productie eficienta.

2S – sistematizeaza sau stabilizeaza mediul de lucru (seiton) reprezinta procesul de organizare a articolelor ramase dupa finalizarea procesului de „sortare”. In principiu, fiecare articol trebuie sa aiba un loc stabilit, pentru o utilizare optima.

3S – curatenie sistematica (seiso) procesul de curatare a zonei de lucru si a oricaror masini sau echipamente din cadrul ei. Este necesara curatarea zilnica, pentru a elimina complet dezordinea. Este ideal sa se stabileasca obiectivele inainte de a incepe procesul de curatenie sistematica, acest lucru ajutând la responsabilizarea angajatilor.

4S – standardizeaza (seiketsu). Dupa ce primi trei S au fost implementati, urmatorul pilon are rolul de a standardiza cele mai bune practici in zona de lucru. Standardizarea reprezinta unul din cele mai importante elemente ale sistemului 5S.

5S – autocontroleaza-te/autodisciplina (shitsuke). 5S implica o schimbare in mediul de lucru si este cel mai dificil aspect de a fi pus in aplicare. De-a lungul timpului, acest ultim element nu a fost folosit in cele mai multe companii, insa pentru eficientizarea lui managementul ar trebui sa realizeze beneficiile sistemului 5S si sa creeze manuale de proceduri in ideea respectarii conceptului 5S. 

Fiecare "S" se bazeaza pe etapa/etapele anterioara/e, iar metoda este ciclica, pentru a putea obtine rezultate maxime.